“Bà trùm” mua sắm FPT

“Thành công chỉ là một thời điểm còn nỗ lực là cả quá trình, giống như vun trồng một cái cây, phải bền bỉ và chăm chỉ đủ lâu mới có thể nhận được hoa thơm, trái ngọt từ nó. Công việc nào cũng vậy!” - đó chính là triết lý giản đơn mà Á hậu 2 FPT 2023 Trịnh Thị Thùy Linh luôn tâm niệm.

2023 có thể nói là một năm đặc biệt của chị Trịnh Thị Thùy Linh - Trưởng ban Mua sắm FPT. Bởi chị không chỉ tiếp tục chăm sóc những "cái cây" sẵn có trong vườn cây của mình bao năm qua, mà còn tiếp tục trồng thêm “cây” mới. Và nhiệm vụ mới đầy khó khăn và thách thức này mang tên “ngành dọc Mua sắm FPT”.

Trồng cây

Năm 2023, Mua sắm chính thức trở thành một trong 11 ngành dọc của Tập đoàn FPT, từ đó cũng đặt ra yêu cầu nâng cao chất lượng ngành, ban hành hàng loạt quy định và hành động cụ thể để Tập đoàn có thể quản trị. “Thách thức nhất là mình ngồi ở tập đoàn nhưng phải làm việc với các CTTV để hỗ trợ được hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Như vậy mình vừa hỗ trợ, vừa quản trị, vừa kết nối. Có rất nhiều việc phải làm!” - Trưởng ban Mua sắm FPT chia sẻ. Không chỉ vậy, chị Linh còn phải thường xuyên báo cáo, quản trị số liệu để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, cùng độ chính xác và có thể đo đạc được.

Bài toán khó thứ hai là các CTTV đang hoạt động khá độc lập nên khi thành lập ngành dọc phải có sự phối hợp nhịp nhàng. Các trưởng ngành đơn vị cũng có kế hoạch và mục tiêu cần phải làm, giờ thêm ngành dọc, ai cũng thêm việc. Chị Linh băn khoăn “làm sao để ngành dọc hiểu, đồng thuận và phối hợp với một người ‘mới’ như chị”.

Để giải quyết hai bài toán khó ấy, câu hỏi đầu tiên được chị Linh đặt ra chính là: “Mình sẽ phải làm gì để hỗ trợ được các CTTV?”. Từ đó chị bắt đầu trao đổi thật kỹ với từng đơn vị ngành dọc để hiểu được họ cần gì, họ muốn gì và chị có thể hỗ trợ được gì. Chị cũng chủ động lập kế hoạch năm từ rất sớm, cùng các trưởng ngành nghiên cứu xu hướng và lên lộ trình, mục tiêu của năm sắp tới. Nhờ vậy, chị Linh và mỗi trưởng ngành đơn vị đều có “khung” để hoạch định kế hoạch, mục tiêu cho từng đơn vị. Vị “tư lệnh” ngành dọc Mua sắm tiếp tục đồng hành để bảo vệ với lãnh đạo của đơn vị cũng như ghi nhận mong muốn của lãnh đạo CTTV để bổ sung vào các hành động của năm sau.

"Dưới góc độ của trưởng ngành, mình chia sẻ thẳng thắn là mình sẽ hỗ trợ được gì, phần này hay phần kia, từ đó lãnh đạo cũng như trưởng ngành đơn vị sẽ thấy được sự đóng góp, đồng hành của mình từ đó phối hợp cũng như đánh giá được giá trị thiết thực khi thành lập ngành dọc" - chị Linh nhấn mạnh. Mỗi khi có một nhiệm vụ, quy định mới, chị cũng luôn chia sẻ lý do, mục tiêu thực hiện và kết nối nó với mục tiêu của mỗi trưởng ngành kèm theo deadline rõ ràng.

Khi đã nhận thấy hiệu quả của cách thức mình đang làm, Á hậu 2 FPT 2023 chuyên tâm tập trung thực hiện chính sách, cải tiến quy trình để phù hợp với bối cảnh chung của tập đoàn và riêng của từng CTTV. Ngay sau đó, chị Linh cũng tập trung dành nhiều thời gian, công sức để chuyển đổi số và áp dụng công nghệ để hỗ trợ cho các cán bộ mua sắm, tăng năng suất cho ngành dọc. “Song song nhũng việc quan trọng đó, mình cũng không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ, các chương trình đào tạo luôn được chú trọng” - chị Linh thoáng chút tự hào.

Trổ hoa, ra trái

Với từng ấy nỗ lực vun trồng cho cái cây mới, chị Linh tự hào nhất khi chị nhận được những bông hoa thơm đầu tiên - đó là sự chung sức, chung lòng với các trưởng ngành ở đơn vị, sự hỗ trợ của ban lãnh đạo Tập đoàn cũng như ở CTTV.

Năm 2023, ngành dọc Mua sắm đã đảm bảo hiệu quả, chất lượng thông qua các con số “biết nói”. Chỉ số saving rate (tiết kiệm) toàn ngành - chỉ số quan trọng nhất của mua sắm, đo đạc số tiền tiết kiệm được trên tổng giá trị đơn hàng - đạt 6,59%, tăng 116% so với năm 2022, tương đương với tổng số tiền tiết kiệm được là khoảng 204 tỷ đồng.

Ngoài ra, hoạt động mua sắm tập trung ở Tập đoàn cũng là một nhiệm vụ quan trọng của Ban Mua sắm với mục tiêu tăng hiệu quả, tính đồng bộ, nhất quán và minh bạch trong hoạt động mua. Đến nay, Tập đoàn đã triển khai được 50 gói mua sắm tập trung, giúp tiết kiệm 26,3 tỷ (saving rate khoảng 6,51%) trong năm 2023.

Năm qua, các CTTV cũng gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, mỗi cán bộ mua sắm đều tâm niệm “cứ mua rẻ được một đồng, sẽ đem về một đồng lợi nhuận cho công ty”. Vì lẽ đó, ngành dọc đã lên chương trình đàm phán lại các hợp đồng khung, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng thuê nhà đã ký với các nhà cung cấp. Nhờ vậy, chương trình đã kết thúc với thành tích tiết kiệm được thêm gần 32 tỷ đồng trên tổng giá trị các hợp đồng đàm phán lại là 353 tỷ (saving rate đạt khoảng 9%). Cùng với đó, tỷ lệ ticket được đánh giá từ 4* trở lên của toàn ngành đạt: 99,6%.

Dù chỉ mới trở thành ngành dọc, Mua sắm đã tiên phong trong chuyển đổi số khi là đơn vị thực hiện số hoá toàn bộ nghiệp vụ mua sắm phi kinh doanh; là đơn vị BA đầu tiên ứng dụng AI vào hệ thống; các chỉ số KPI của ngành đều được đo đạc tự động và có hệ thống dùng chung Tập đoàn đầu tiên đủ phiên bản Tiếng Anh, Nhật.

Trong suốt năm 2023, ngành dọc Mua sắm đạt thành tích là ban hoàn thành sớm nhất theo Quy định Đào tạo Tập đoàn; top 5 ban có giờ học trung bình cao nhất FPT HO và tổ chức được 17 chương trình đào tạo, thi đua, teambuilding trong năm để tăng cường 3 chung.

Từ những thành tích ấy, Mua sắm trở thành ngành dọc nhận được giải thi đua khen thưởng của Tập đoàn nhân dịp kỷ niệm 35 năm. Riêng cá nhân mình, Á hậu 2 FPT 2023 đã nhận được danh hiệu mà chị rất yêu thích - “Đại sứ truyền cảm hứng” - do Học viện FPT trao tặng.

“Từ khi vào FPT đến nay, điều tuyệt vời nhất mình nhận được chính là niềm tin. Ấy là khi được đặt cơ hội vào tay và được tin tưởng mình sẽ làm tốt. Từ lúc mình chưa biết gì, cho đến khi vững vàng hơn, vẫn luôn nhận được một niềm tin như thế, giúp mình nỗ lực, học hỏi mỗi ngày và phát triển bản thân” - chị Linh khẳng định.

Cân bằng

Bận rộn là vậy nhưng ai ai cũng cảm nhận được năng lượng tích cực từ chị Linh và sự cân bằng rất “thoải mái, không gượng ép” mà chị toả ra. Để có được sự cân bằng giữa công việc và gia đình ấy, bí kíp vàng của chị Linh chính là “tập trung cao độ trong 8 giờ vàng ngọc”. Mỗi ngày đi làm, chị Linh luôn lập một danh sách công việc cần thực hiện, xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp. Với việc quan trọng, chị lên tiêu điểm tập trung, gạt đi những thứ gây phân tâm để cố gắng hoàn thành.

“Não bộ của con người chỉ có năng lực tập trung tốt trong một khoảng thời gian nhất định nên cần biết mình có thể tập trung tốt vào lúc nào, sắp xếp để làm những việc quan trọng nhất vào lúc phù hợp. Sau một chút nghỉ ngơi tiếp thêm năng lượng, mình có thể bắt đầu lại vòng lặp để công việc được thực hiện hiệu quả” - chị Linh chia sẻ. Cùng với đó, “bà trùm” Mua sắm FPT cũng không quên nhấn mạnh: hạnh phúc không chỉ đến từ công việc mà còn đến từ nhiều yếu tố như gia đình, sức khỏe, quan hệ cộng đồng… nên rất cần cân bằng thật tốt để bản thân có thể bền bỉ đi trên một con đường dài.

Nhìn về năm 2024, chị Linh nhận định vẫn tiếp tục là một năm khó khăn. Trong giai đoạn này. ngành dọc Mua sắm càng cần chứng minh mạnh mẽ hơn nữa vai trò của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như góp phần đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của từng đơn vị. Chính vì vậy, có rất nhiều việc phải làm, từ việc nâng cao quản trị, thúc đẩy chuyển đổi số, thúc đẩy các chỉ số KPI của toàn ngành đến việc tạo động lực, sáng tạo cho CBNV.

Á hậu 2 FPT 2023 cho rằng: “Dù mục tiêu có ra sao thì cốt lõi vẫn là con người. Vì vậy mình sẽ không ngừng xây dựng đội ngũ mua sắm chuyên nghiệp cho FPT, giúp mỗi người đều có kiến thức chuyên môn vững vàng, làm việc hiệu quả và năng suất, minh bạch và sáng tạo”.