‘Bà trùm' sự kiện thể thao

0h30 ngày 11/2/2023, trước khi cự ly 21km của VnExpress Marathon Ho Chi Minh City Midnight xuất phát, Vân Anh gục xuống vai người sếp, khóc nức nở. 

“Cô gái có gương mặt trẻ thơ” dường như không thể kìm nén thêm căng thẳng khi nghe tiếng bộ đàm của Tổ trưởng Y tế ngồi cạnh: “VĐV va quệt với xe máy trên cầu Ba Son chỉ xây xước nhẹ, không có sự cố nghiêm trọng”. Nước mắt cô cứ thế tự chảy ra, giữa tiếng loa chào mừng của MC, giữa hai người đàn ông lực lưỡng. Cuộc gọi giúp Vân Anh gỡ bỏ tất cả những căng thẳng tột độ mà cô phải chịu suốt mấy tiếng trước. Chưa bao giờ trong 3 năm làm VnExpress Marathon, Vân Anh phải tranh đấu gay gắt với lực lượng an ninh địa phương ngay trước giờ xuất phát để giành quyền chủ động triển khai kế hoạch phân làn giao thông. Khi có tin một vận động viên bị va quệt trên cầu Ba Son, cô những tưởng thứ tồi tệ nhất đã diễn ra. 

May mắn, mọi thứ đã an toàn.

Là một người luôn vui vẻ yêu đời, Vân Anh từng không biết mình cũng có thể “mau nước mắt” đến thế cho đến khi dấn thân vào nghề tổ chức giải chạy. Cô vẫn nhớ lần cùng những người anh chị ôm chầm nhau khóc oà khi VĐV cuối cùng về đích an toàn tại VnExpress Marathon Huế 2020. Đó là năm biểu đồ cảm xúc biến thiên liên tục từ vực sâu tới đỉnh cao vì các điểm dịch liên tục bùng phát xen kẽ với ba sự kiện mà VM tổ chức tại Quy Nhơn, Hà Nội, Huế. Khoảnh khắc VĐV cuối cùng chạy qua vạch đích vào ngày cuối năm (27/12/2020) đã đánh dấu VnExpress Marathon là nhà tổ chức duy nhất trên thế giới triển khai thành công 3 giải quy mô với tổng 19.000 VĐV, không có một sự cố nào. Thời gian đó, Covid-19 hoành hành khiến hàng loạt giải quy mô lớn liên tiếp từ Boston đến New York, London, Berlin đến Tokyo bị hoãn huỷ trên phạm vi toàn cầu. 

Từng nhiều lần khóc cạn, Vân Anh cũng khám phá ra một khía cạnh hoàn toàn đối nghịch khác của bản thân là sự lỳ lợm, mà như sếp trực tiếp của Vân Anh, anh Phạm Trọng Nghiệp - Trưởng ban tổ chức hệ thống VnExpress Marathon nhận xét là không thể thiếu nếu muốn bám trụ với nghề. “Vân Anh lỳ lợm hiếm có, ẩn đằng sau nụ cười là bản lĩnh của một người không dễ dàng chịu thua”, anh nhận xét. 

Khó nói nghề nào vất vả hơn nghề nào. Nhưng ở FPT Online, người làm tổ chức sự kiện trải qua những công việc mà không bộ phận nào có thể tưởng tượng. Để người đọc hình dung dễ hơn, một giải chạy như VnExpress Marathon HCM Midnight quy mô 10.000 vận động viên diễn ra tháng 2/2023 vừa qua cần vài nghìn checklist công việc. Trong gần một năm trước ngày sự kiện, đường cần được đo và test. Các tổ trọng tài, tiếp nước, pacer, xe đạp, y tế, an ninh đường chạy, truyền thông MKT cần được thiết lập. Vé cần được bán. Hàng chục câu lạc bộ, cá nhân runner cần được chăm sóc với hàng trăm loại nhu cầu.... Để làm được những điều này cần đến ê kíp hằng trăm người. 

Vào ngày race chính, ngoài 250 thành viên ban tổ chức còn có hơn 1.000 tình nguyện viên tại chỗ được huy động, bên cạnh hàng nghìn nhân lực hỗ trợ từ chính quyền địa phương như cảnh sát, dân phòng... Không chỉ nhiều về checklist và deadline, điều khiến người làm event căng thẳng nhất là áp lực tâm lý. Mọi hạng mục thay đổi hoặc không đạt yêu cầu có thể ảnh hưởng dây chuyền đến hàng chục công đoạn khác hoặc hàng trăm, hàng nghìn người. Mà event là nghề không thể tránh khỏi thay đổi bất ngờ ở phút chót. 

Tần suất và áp lực khiến tổ chức sự kiện thể thao không phải là công việc dành cho tất cả. Có giai đoạn Vân Anh gặp khủng hoảng nhân sự, một ngày nhận tới 3 lá đơn xin nghỉ. Tuy nhiên, cô đã dần gây dựng lại team, từ chỗ chỉ còn 7 người vào tháng 7/2022, hiện có 18 người, hầu hết đều là thế hệ gen Z với độ tuổi trung bình 25, 26, giúp mang đến những ý tưởng trẻ trung, mới mẻ. 

Bên cạnh độ lỳ, điều khiến Vân Anh dành 100% tâm lực với nghề đến giờ này là đam mê. Nếu không có đam mê, hẳn khó có người mẹ của ba đứa con nào sẵn sàng đi công tác 2/3 số ngày trong tháng, 1/3 còn lại “nằm vùng” ở chốn công sở với những cuộc họp bất tận từ sáng đến tối. Do VnExpress Marathon ngày càng mở rộng, số chuyến bay năm 2022 nhiều hơn số chuyến công tác những năm đi làm trước đó cộng lại. 

Đam mê này Vân Anh cũng mới khám phá ra khi chuyển từ phóng viên của ban Đời sống - VnExpress sang nhân viên phòng Event vào 2019. Đang ở thời điểm chông chênh vì cảm giác nhàm chán của một “phu chữ” lâu năm, thậm chí định xin nghỉ, cô ví bản thân như được tái sinh, lột xác khi phát hiện ra một công việc mới vô cùng thú vị, mới mẻ và luôn có tình huống mới để học. Vân Anh trải qua 4 mùa với nhiều vị trí khác nhau như chăm sóc báo chí truyền thông, phụ trách tình nguyện viên, phụ trách giải dành cho runner nhí, làm PM của một giải lớn... trước khi chính thức được anh Phạm Trọng Nghiệp giao phó nhiệm vụ Trưởng phòng Event Thể thao vào đầu năm 2022. 

“Càng làm càng nghiện”, Vân Anh vừa cười như nắc nẻ vừa kể. Khi mới dấn thân vào nghề, sự phấn khích đến từ việc được đi nhiều nơi, gặp gỡ nhiều người đúng như tính cách ưa khám phá, thích trò chuyện của Vân Anh. 

Đến nay, cô vẫn nghiện nhất cảm giác mỗi khi đứng trước vạch xuất phát và về đích. Dù có trải qua bao nhiêu giải đi nữa, mỗi lần đứng trước hàng nghìn VĐV trong những bộ quần áo chạy sặc sỡ sắc màu và không khí náo nhiệt chộn rộn của tiếng nhạc lẫn tiếng MC hô hào, cô luôn có cảm giác tim đập thình thịch, đôi mắt ươn ướt tự hào khi nghĩ đến thực tế bản thân và đồng đội là những người đã tạo nên sân chơi này. Tại vạch xuất phát, phần việc của riêng bản thân Vân Anh coi như xong xuôi 80% bởi chủ yếu phụ trách vấn đề thủ tục tổ chức, các loại giấy phép với chính quyền địa phương, sở ban ngành, là hàng loạt hạng mục cần hoàn thành trước giờ xuất phát. Hành trình cả năm trời với bao chuyến công tác đằng đẵng, hàng trăm loại giấy tờ cần chuẩn bị như một cuốn phim chầm chậm lướt qua tâm trí cô khi đoàn người rầm rập chạy qua vạch, tiến lên phía trước hào hứng chinh phục hành trình của riêng họ. 

“Để làm nên một giải chạy thành công, hay làm nên một hệ thống VnExpress Marathon đạt doanh thu 114 tỷ đồng năm 2022, tăng trưởng 113% không phải thành tích của riêng tôi hay cá nhân nào, cũng không phải chỉ của bộ phận Phòng sự kiện Thể thao”, Vân Anh nói. Hàng chục nhóm cũng tham gia vào sự kiện từ tài chính kế toán, truyền thông marketing, bán vé, sale... Các nhân sự từ mọi bộ phận của FPT Online cũng được huy động vào tổ tài trợ, tổ phát bib, phát racekit, kho vận, chăm sóc runner... tại sự kiện. Do đó, Vân Anh ví VnExpress Marathon là bằng chứng rõ ràng nhất cho tinh thần đoàn kết, vì kết quả chung quên mình của mỗi cá nhân tại FPT Online. 

Cái được lớn nhất với Vân Anh, bên cạnh được làm nghề còn là được học hỏi. Từ những người sếp của mình, cô được học từ cái to nhất như cách vận hành một sự kiện, đến cái nhỏ hơn như cách báo cáo, hoặc cái nhỏ nhất khi đi công tác địa phương gặp chủ tịch tỉnh thì chọn vị trí ngồi ở đâu trong đoàn. 

Và từ những gì học được, đến lượt Vân Anh lại truyền cho lứa đàn em. Như Nguyễn Thị Thuỳ Linh, Phó phòng Sự kiện Thể thao, cho biết cả phòng học được từ Vân Anh tinh thần lạc quan trong cuộc sống và sự chăm chỉ, thái độ cầu tiến. “Bằng một cách nào đó, từng hành động, lời nói của chị đều khiến tôi có thêm nhiều bài học kinh nghiệm lớn, cả trong công việc, lẫn cách hành xử trong cuộc sống gia đình. Tinh thần ‘cháy hết mình’ của chị thực sự khiến mọi người có cái nhìn ngưỡng mộ và dường như tổ chức nào có chị - ở đó sẽ đều thật may mắn”, Thuỳ Linh chia sẻ.